PENDIGITALAN menjadi antara agenda utama hampir setiap organisasi, sama ada sektor awam mahupun swasta.
Pelbagai pelan transformasi digital diperkenalkan, sistem baharu dibangunkan, aplikasi dilancarkan dan jutaan ringgit diperuntukkan bagi memastikan operasi lebih cekap, pantas serta berdaya saing.
Begitupun, di sebalik segala kemajuan teknologi yang dicanangkan, timbul satu persoalan yang lebih asas tetapi jarang dibincangkan secara terbuka: mampukah pendigitalan benar-benar dilaksanakan jika pemikiran manusia yang mengendalikannya masih berada pada zaman ‘dinosaur’?
Persoalan ini mungkin kedengaran sinis tetapi hakikatnya ia mencerminkan realiti yang masih wujud dalam sesetengah organisasi.
Kita mahu sistem tanpa kertas, tetapi masih meminta pekerja mencetak dokumen untuk mendapatkan tandatangan.
Kita mahu urusan dilaksanakan secara dalam talian tetapi proses kelulusan masih memerlukan dokumen fizikal yang perlu bergerak dari satu meja ke meja lain.
Kita bercakap mengenai kecerdasan buatan (AI), automasi dan analisis data raya tetapi keputusan masih dibuat berdasarkan hierarki, tanggapan peribadi serta pendekatan yang sudah lama tidak relevan.
Lebih membimbangkan, ada organisasi yang menganggap pendigitalan sudah berjaya hanya kerana mereka membeli perisian baharu, membangunkan aplikasi atau menyediakan portal untuk kegunaan pelanggan.
Realitinya, membeli teknologi tidak sama dengan melakukan transformasi digital.
Teknologi boleh dinaik taraf tetapi bagaimana pula dengan pemikiran manusia?
Inilah persoalan paling besar dalam perjalanan pendigitalan. Teknologi hanyalah alat, sedangkan manusia menentukan bagaimana alat itu digunakan, dimanfaatkan dan dikembangkan.
Sebuah organisasi boleh memiliki sistem tercanggih tetapi jika tenaga kerja enggan mempelajari kaedah baharu, pengurusan takut mengambil risiko dan kepimpinan masih mempertahankan cara kerja lama, teknologi itu akhirnya hanya menjadi hiasan digital.
Lebih parah apabila wujud budaya kerja yang melihat perubahan sebagai ancaman, bukannya peluang.
Pekerja yang mencadangkan proses lebih pantas dianggap terlalu ke hadapan.
Mereka yang mahu mengurangkan birokrasi dilabel tidak memahami prosedur, manakala idea baharu sering ditolak hanya kerana tidak pernah dilaksanakan sebelum ini.
Ungkapan seperti “kita sudah lama buat cara ini”, “jangan ubah apa yang sudah berjalan” atau “tunggu arahan pihak atasan” menjadi tembok yang menyekat inovasi.
Dalam keadaan tersebut, masalah sebenar bukan lagi kekurangan teknologi, sebaliknya kekurangan keberanian untuk berubah.
Digitalisasi bukan sekadar memindahkan kertas ke skrin
Satu lagi kesilapan besar ialah menyamakan pendigitalan dengan proses menukar dokumen fizikal kepada format digital.
Mengimbas dokumen menjadi Portable Document Format (PDF), menghantar borang melalui e-mel atau menggunakan aplikasi pesanan untuk menyampaikan arahan tidak semestinya menjadikan sesebuah organisasi itu digital.
Pendigitalan sebenar menuntut perubahan menyeluruh terhadap proses kerja, aliran maklumat, budaya organisasi dan cara keputusan dibuat.
Jika proses lama yang berlapis-lapis sekadar dipindahkan ke dalam sistem baharu, organisasi sebenarnya hanya mendigitalkan birokrasi.
Sebagai contoh, urusan yang sebelum ini memerlukan lima tandatangan secara fizikal mungkin kini memerlukan lima kelulusan melalui sistem dalam talian.
Prosesnya masih sama, cuma medium yang digunakan berbeza.
Sedangkan matlamat sebenar transformasi digital adalah untuk menilai semula sama ada semua peringkat kelulusan itu masih diperlukan, bagaimana proses boleh dipendekkan dan bagaimana teknologi boleh mengurangkan beban pentadbiran.
Dengan kata lain, jangan sekadar mengautomasi proses yang tidak efisien. Baiki proses itu terlebih dahulu.
Kepimpinan juga perlu keluar daripada zaman ‘dinosaur’
Transformasi digital tidak boleh diserahkan sepenuhnya kepada bahagian teknologi maklumat (IT), pegawai teknikal atau sekumpulan kakitangan muda yang dianggap lebih celik teknologi.
Perubahan mesti bermula daripada kepimpinan.
Pemimpin organisasi perlu memahami bahawa transformasi digital bukan projek sementara yang mempunyai tarikh pelancaran dan majlis perasmian.
Ia merupakan proses berterusan yang memerlukan kesediaan untuk menilai semula pendekatan, mengubah struktur kerja dan menerima idea baharu di luar norma rutin biasa.
Pemimpin berfikiran terbuka akan memberikan ruang kepada percubaan, menggalakkan kreativiti dan tidak menghukum setiap kegagalan yang berlaku ketika proses pembaharuan.
Sebaliknya, kepimpinan yang terlalu selesa dengan kuasa, prosedur dan hierarki hanya akan melahirkan organisasi bacul berubah.
Tidak masuk akal menuntut pekerja menjadi inovatif jika setiap idea baharu perlu melalui terlalu banyak lapisan kelulusan sebelum boleh dilaksanakan.
Lebih tidak masuk akal apabila organisasi mahu bergerak pantas tetapi kepimpinannya sendiri menjadi brek kepada perubahan.
Jurang generasi atau jurang pemikiran?
Sering kali, isu penerimaan teknologi dikaitkan dengan perbezaan generasi.
Golongan muda dianggap lebih pantas menyesuaikan diri manakala pekerja berpengalaman pula dikatakan sukar menerima perubahan.
Namun, tanggapan itu tidak semestinya tepat.
Ramai pekerja berpengalaman memiliki pengetahuan mendalam mengenai operasi, pengurusan dan keperluan pelanggan.
Pengalaman mereka sebenarnya aset penting dalam proses transformasi digital.
Masalah timbul apabila pengalaman dijadikan alasan untuk menolak pembaharuan.
Alasan seperti ‘sudah berusia dan tidak mahu mengambil inisiatif mempelajari teknologi baharu hanya merugikan organisasi kerana masih menyimpan ‘artifak prasejarah’.
Bahkan, tindakan tersebut menambah bebanan kerja kepada golongan muda celik teknologi apabila terpaksa melaksanakan tugasan pekerja ‘artifak prasejarah’ berkenaan.
Golongan muda yang celik teknologi tidak semestinya mempunyai kemahiran untuk mengubah keseluruhan proses organisasi.
Apa yang diperlukan ialah gabungan pengalaman, pengetahuan dan kesediaan untuk belajar.
Organisasi perlu membina budaya pembelajaran sepanjang hayat, menyediakan latihan bersesuaian dan memastikan setiap lapisan pekerja memahami kepentingan perubahan.
Pendigitalan tidak sepatutnya mewujudkan jurang antara mereka yang mahir teknologi dengan mereka yang masih belajar menggunakannya.
Sebaliknya, ia perlu menjadi jambatan untuk meningkatkan keupayaan semua pihak.
Jangan jadikan teknologi sekadar kosmetik organisasi
Dalam era AI, automasi dan ekonomi digital, organisasi tidak lagi boleh mengukur kejayaan transformasi berdasarkan jumlah aplikasi yang dibangunkan atau sistem yang diperkenalkan.
Ukuran sebenar ialah sejauh mana teknologi meningkatkan produktiviti, mempercepat penyampaian perkhidmatan, mengurangkan kos operasi, memperkukuh ketelusan dan memberikan pengalaman lebih baik kepada pengguna.
Pendigitalan juga perlu disertai aspek keselamatan siber, perlindungan data peribadi, tadbir urus serta keupayaan mengurus risiko teknologi.
Ini penting kerana transformasi digital yang tidak dirancang dengan baik boleh mewujudkan masalah baharu, termasuk kebocoran data, kebergantungan kepada sistem dan kelemahan operasi.
Justeru, perubahan perlu dilaksanakan secara strategik, bukannya sekadar mengikut trend atau berlumba-lumba menunjukkan organisasi masing-masing sudah menggunakan teknologi terkini.
Akhirnya, persoalan yang perlu dijawab bukan berapa banyak sistem digital sudah dibangunkan tetapi berapa banyak perkara benar-benar berubah hasil penggunaan transformasi digital.
Masa untuk menghapuskan mentaliti ‘dinosaur’
Dunia tidak akan memperlahankan kemajuan semata-mata kerana sesebuah organisasi belum bersedia berubah.
Ketika organisasi lain menggunakan AI untuk meningkatkan produktiviti, ada pihak mungkin masih sibuk mencari fail yang tersimpan di dalam kabinet.
Ketika urusan boleh diselesaikan dalam beberapa minit, ada yang masih memerlukan beberapa hari hanya untuk mendapatkan pengesahan.
Perbezaan ini bukan lagi sekadar soal penggunaan teknologi tetapi soal daya saing, kecekapan dan kelangsungan organisasi.
Kita tidak boleh bercakap mengenai ekonomi digital, bandar pintar, kerajaan digital atau Revolusi Industri 4.0 jika cara berfikir masih terikat dengan budaya kerja yang tidak lagi sesuai dengan tuntutan semasa.
Dinosaur bukanlah masalah kerana ia makhluk lama tetapi kerana mentaliti yang enggan menyesuaikan diri dengan perubahan.
Teknologi mungkin mampu mengubah cara manusia bekerja, tetapi ia tidak mampu memaksa manusia mengubah cara berfikir.
Justeru, sebelum membeli sistem baharu, melancarkan aplikasi atau mengumumkan pelan transformasi digital yang bernilai jutaan ringgit, mungkin sudah tiba masanya organisasi melakukan satu transformasi yang jauh lebih penting, iaitu menaik taraf minda manusia yang berada di belakang teknologi.
Akhirnya, teknologi abad ke-21 tidak akan membawa organisasi ke masa depan jika pemikiran masih tertinggal di zaman prasejarah.
